Excelの作業効率を大幅アップ!オートフィルタ4つのおすすめ機能
Excelでの集計作業において、使わないことはないであろう「オートフィルタ」機能。大変便利であり、オートフィルタが使えないExcel作業は考えられません。
そんな便利なオートフィルタで、あまり知られていない(であろう)おすすめTipsをご紹介します。
一発でかかっているすべてのフィルタを解除する
Altキーを押しながら、D → F → S の順にキーを押す
今回一番のおすすめ技がこの「一発でかかっているすべてのフィルタを解除する」ショートカットです。
複数のフィルタをかけていると、すべてを解除するのが面倒になります。そんな時、Altキーを押しながら、D→F→S の順にキーを押すとフィルタがかかっていない状態に戻ります。
ちなみに、Altキーを押しながらD→F→Fの順にキーを押すと、オートフィルタの設定自体が外れます。(オートフィルタを設定していない場合は設定される)
任意の行にフィルタを設定する
オートフィルタを設定したい行を指定してオートフィルタボタンを押す
一番上の行ではなく、任意の行にオートフィルタを設定することも可能です。地味に便利です。
文字ではなく、「色」でフィルタをかける
通常、フィルタをかけるのは文字を対象にしますが、実はセルの色でもフィルタをかけることができます。
複数の色が設定されている表で、特定の色だけのレコードを表示したいときに有効的です。
なお、色でフィルタをかけることができるのはExcel 2007以上のバージョンとなっています。
フィルタをかけて絞りこまれている(表示されている)セルのみを選択する
選択したい範囲を指定した状態で、Alt + ;
フィルタをかけると、レコード(行)が絞り込まれます。
フィルタをかけた状態で、絞り込んだ表全体を範囲指定すると、表示されていないレコードまで指定されてしまいます。これは、絞り込んだ表をコピーしたり、絞り込んだレコードのセルにのみデータを張り付けたい場合などに非常に困ります。
そんな時に威力を発揮するのがこの技。フィルタがかかっている状態で範囲指定しAltキーと;キーを同時に押すと、表示されているセルのみが選択されます。
これで、フィルタをかけたデータのみをコピーしたり、フィルタをかけて表示されているセルのみにデータを張り付けたい場合など、フィルタをかけた状態での作業がとっても簡単になります。
オートフィルタと上手に付き合う
よく使うツールでも、以外と知らない便利な機能が埋れているのはよくあることです。僕も、今回の記事に上げたTipsは最初は全く知りませんでした。
ちょっとでも便利になる方法を考えて、上手にツールと付き合って行きたいものです。
Excelでの面倒な繰り返し作業を解消する、魔法のショートカット
久しぶりに、Excelネタをひとつ。
Excel作業において、繰り返し同じ操作をすることは多々あると思います。例えば、コピーしたセルを何回も貼り付けたり、感覚を空けて色を塗ったり、何回も罫線を引いたり…
一回一回操作するのは結構面倒なのですが、「前の作業を繰り返す」ショートカットを活用することで、劇的に作業がはかどります。
「繰り返し同じ作業をしたい」時は迷わずF4キー
直前の作業を繰り返したい場合はF4キーを押します。すると、直前に行った操作と全く同じ操作を繰り返すことができます。
どんなシーンで利用できるか、イメージをいくつかご紹介します。
シーン1|特定のセルに同じ色を塗りたい
この表の特定の行だけに色を塗りたい。
まず、対象の行に色付けします。
続いて、更に色を塗りたい箇所を指定します。ここで「F4」!
すると、「緑の色付けをする」という作業を繰り返すことができます。同じ作業であれば、F4キーを押すことで何回でも繰り返すことができます。
シーン2|罫線を何度も引きたい
僕は、罫線を引く時にも良く活用しています。
一度罫線を引いた後、更に別の箇所に罫線を引きたい場合は...
対象箇所を指定して「F4」。
何度も同じ作業を繰り返す場合、特に有効です。
こんな感じで、かなり作業がはかどります!
Excelで資料を作ることが多い方には、知ってると時間短縮になるネタではないかなと思います。
ちなみに、F4キーで繰り返しができるのはWindowsだけだす。Macの場合、⌘+Yで同様の操作となります。
Excel以外のOfficeソフトでも使えます
この技、必ずしもExcel限定ではありません。PowerPointやWordでも有効なテクニックです。
一回ではほんのちょっとの時間短縮に過ぎないですが、Excel等のMS Officeソフトは仕事上使わない日が無いくらい利用頻度が高いため、小さな時間短縮が大きな効率化に繋がります。
これからも、少しずつ個人的に活用しているおすすめTipsをお伝えしていきます!
パワーポイントできれいな資料をつくるファーストステップ|資料作成のツボ
ビジネスの資料作成において、パワーポイントはもはやなくてはならないツールとなりつつあります。プレゼン資料の作成時だけでなく、クライアント向けの提案資料にパワーポイントを使うケースは多くの企業で見られると思います。僕も他の会社から営業をされる場面が多々ありますが、きれいな資料を持ってくる会社は少ないですね。とはいえ、僕自身もきれいな資料を作れているかはわかりませんが…
今回は、パワーポイントで資料を作る際に「きれいに見せるコツ」をお話ししたいと思います。
パワポをきれいに見せたいなら「オブジェクトは揃えて配置」
パワーポイントの資料をきれいに見せる方法はいくつかありますが、最も重要なのが「オブジェクトを揃えて配置すること」です。オブジェクトが揃っているだけで、ある程度きれいな資料に見せることができます。
ところで、オブジェクトとは何でしょう?パワーポイントはオブジェクトの集合体であることを理解できれば、パワポマスターに一歩近づくことができます。
オブジェクトとは?
オブジェクトとはその名の通り、パワポのシート上に並べる図形たちです。図形だけでなく、文字や線もすべてオブジェクトという概念で考えます。
オブジェクトが揃うということは、各図形や文字が整然と並ぶことを意味します。下の図は極端な例ですが、オブジェクトが揃っている方が整って見えますよね。
オブジェクトをいかにきれに揃えるかを考えると、きれいな資料ができますよ。
1. オブジェクトを揃える3つの考え方
オブジェクトを揃えるには、3つの考え方があります。
1.1.縦方向に揃える
オブジェクトを縦方向に揃えます。上に揃える場合と下に揃える場合があります。特に左右に広がる資料を表現したい時によく使います。
1.2.横方向に揃える
オブジェクトを横方向に揃えます。左側に揃える場合と右側に揃える場合があります。個人的には、左側に揃えるケースが多いです。日本語は横開きの場合、左から右に文字が流れるからでしょうね。はじまる場所を合わせたいのです。
1.3.幅を等間隔に揃える
オブジェクトどうしの幅を等間隔に揃えます。2つのオブジェクトであれば問題ないですが、3つ以上のオブジェクトを配置する場合は、等間隔に揃えると印象が大きくことなります。等間隔にする場合、縦方向と横方向それぞれ整列の可能性があります。
以上の3つの考えを覚えておくと、後々便利になります。では、これから実際にどうやってオブジェクトを揃えるのか、詳しくご紹介したいと思います。
2. オブジェクトを揃える3つの方法
実際にパワーポイントを使っているとき、オブジェクトを揃える方法はいくつかあります。今回は、代表的な方法を3つご紹介します。どれも覚えておくと、とても便利ですよ。
2.1.グリッドに合わせる
ページの設定を「グリッドに合わせる」とすると、オブジェクトの揃った配置が簡単にできます。
以下はグリッドに関する説明です。
DTPソフトや画像編集ソフトなどで、領域指定やオブジェクトの移動の際に位置決めを正確に行うために表示される罫線や桝目、補助線などのことをグリッドまたはグリッド線という。 ーIT用語辞典より
グリッド線を有効にする場合は、メニューバーの表示から設定を変更します。
なお、グリッド線に合わせずにオブジェクトを配置したい場合、Commandキー(Windowsの場合はControlキー)を押しながらオブジェクトを動かすことで、グリッド線に縛られないスムーズな配置が可能です。ちょっとした配置の微調整の際なんかに便利です。
2.2.ガイドを表示する
個人的におすすめなのがこの「ガイドを表示する」方法です。ガイドを表示すると、パワーポイントのシート上に線が現れます。
この線に沿ってオブジェクトの配置ができるので、簡単に整ったスライドを作成することが可能です。
ガイドを表示する方法はメニューバーから設定をしても良いのですが、「Commandキー+G」のショートカットでON/OFFを切り替えられます。
2.3.位置合わせを行う
この「位置合わせを行う」ことを極めれば、パワーポイントの技術は格段に向上します。きれいな資料を作るコツのすべては位置合わせにかかっていると言っても過言ではないほど重要な操作になります。
位置合わせとは、複数の選択されたオブジェクトの配置を揃える方法です。簡単に流れをご紹介します。
まず、配置変換のツールを表示します。Macであれば、メニューバーから「表示>書式パレット」と選択します。すると、うにょっとツールパレットが現れます。
ここで、揃えたい方向を指定します。ここでは上に揃えてみたいと思います。
一番上に配置されていたオブジェクトに揃って、すべてのオブジェクトが上に整列しました。こんどは先程の配置から、左に揃えてみましょう。
あっという間に左一列に並びます。気持ちいいです。今回は一番左に配置されていたオブジェクトに揃いました。位置合わせを行う場合、揃えたい方向における最も端っこのオブジェクトに沿って整列する仕組みになっています。
こんどは、等間隔に並べてみました。一番端同士のオブジェクトに合わせて、その間にあるオブジェクトを等間隔に配置してくれます。
揃えるべきオブジェクトを見極める
オブジェクトを揃える際の考え方とその方法についてお話ししてきました。最後に、揃えるべきオブジェクトの見極めについてお話ししたいと思います。
パワーポイントはシート上に表示するものすべてがオブジェクトとなるため、どことどこを揃えることが良いのかを見極めなければなりません。
基本的には、左と上が揃っていればそこそこきれいに見えると思います。まずは作った資料のオブジェクト同士の並びを確認して、オブジェクトの配置が揃っているのかを確認することからはじめましょう。
パワーポイントは便利なツールですが、細部にこだわればどんどん作業時間が膨らんでしまいます。わずかでも少ない時間で素敵な資料を作るお手伝いができればなと思います。
今回の記事が、少しでもパワーポイントの作業時間短縮にお役立ちできれば嬉しいです。
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